Im Vorfeld der Digitalisierungsoffensive gab es für die Führungskräfte (Präsidentin, Abteilungs- und Sachgebietsleiterinnen und -leiter) bei der Führungsdienstbesprechung einen Impulsvortrag zum Thema "Digitalisierung". Anschließend wurden durch die Führungskräfte erste Maßnahmen und Wünsche formuliert. Parallel startete die Leadfunktion (LF) Digitalisierung mit ihrer Arbeit. Leadfunktionen an der FüAk besetzen, entwickeln und bearbeiten Themenfelder oder Aufgaben, ohne dass das Organigramm und der Geschäftsverteilungsplan geändert werden müssen. Die Leadfunktionen sind den im Organigramm definierten Aufgaben gleichberechtigt.
Hoher IT-Standard
Der Vorteil war, dass an der FüAk seit Jahren der IT-Standard sehr hoch ist und es eine Reihe an Eigenentwicklungen gibt, an denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorteile digitaler oder digital unterstützter Prozesse kennengelernt haben. Auch ist die Nutzung von Standardsoftware flächendeckend etabliert. Beispielsweise sind seit 2012 alle Beschäftigten verpflichtet ihren Outlookkalender zu pflegen. Terminvereinbarungen und die Reservierung von Besprechungsräumen erfolgen innerhalb der FüAk seither nur über Outlook.
Unterstützt hat auch die Behördenverlagerung; die FüAk hat seither mehrere Standorte. Um den Kolleginnen und Kollegen einen Standortwechsel zu erleichtern, wurde die Möglichkeit des mobilen Arbeitens stärker genutzt. Damit eine reibungslose Zusammenarbeit möglich blieb, wurde die technische (digitale) Infrastruktur zielgerichtet erweitert und die Kolleginnen und Kollegen haben diese dann entsprechend genutzt. Mit der nun bestehenden Infrastruktur spielt es aus technischer Sicht an der FüAk keine Rolle mehr, wo eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter ihren/seinen Arbeitsplatz hat. Besprechungen zwischen den Standorten erfolgen jetzt standardmäßig über Videokonferenz. Die Mitzeichnung von Vorgängen erfolgt über die elektronische Akte, sodass die Vorgänge nicht über den Postweg – mit den entsprechenden Zeitverlusten durch den Versand – zeitnah bearbeitet werden können.
Die technische Infrastruktur verursacht jedoch Mehrkosten. Dies ist allen bewusst und die Mitarbeitenden beteiligen sich auch bei der Suche nach Lösungen für einen Ausgleich. Durch die intensive Nutzung der Videokonferenzanlage ergeben sich deutliche Einsparungen bei den Fahrtkosten und der Arbeitszeit (Fahrtzeit). Um ortsunabhängig arbeiten zu können, sind nahezu alle Unterlagen digitalisiert. Damit ergibt sich ein geringerer Bedarf an Büroschränken. Einige Mitarbeitende teilen sich auch einen Schreibtisch. An den Standorten wurden buchbare Büros eingerichtet. Dies ermöglicht den Beschäftigten bei Besprechungen an einem anderen FüAk-Standort die Zwischenzeiten aktiv zu nutzen.
Umsetzungsbeispiele
Mit verschiedenen Maßnahmen und Aktionen wird die Umsetzung begleitet und den Mitarbeitenden Unterstützung gegeben. Diese sind jedoch nicht starr, sondern werden auf Basis der Erfahrungen und der erzielten Wirkung ständig angepasst.
- Aktion 10 x 10: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen sich zehn Mal im Jahr für zehn Minuten mit einem vorgegebenen Thema. Diese Aktion ist derzeit das wirkungsstärkste Element. Durch die hohe Akzeptanz wurde dieser Aktion auch eine höhere Bedeutung gegeben als ursprünglich angedacht. Es gab die Überlegung für die von nahezu allen Mitarbeitern eingesetzten Produkte (Outlook, Word, Excel) ein "Mindestwissen" zu definieren. Da die Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich sind, hat sich dies als nicht umsetzbar erwiesen. Deshalb wurde beschlossen, dass alle in "10 x 10" bearbeiteten Themen zum Basiswissen gehören. Basiswissen bedeutet, dass jeder an der FüAk sich darauf verlassen können muss, dass diese Werkzeuge uneingeschränkt eingesetzt werden können, weil alle diese kennen und über die notwendigen Fertigkeiten verfügen. Deshalb gehört es auch zu einer der ersten Aufgaben von neuen Mitarbeitenden, dass sie sich das 10 x 10-Wissen aneignen.
Die Auswahl und Festlegung der Themen für "10 x 10" erfolgt durch die Leadfunktion (LF) Digitalisierung. Die Themen sollen die Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und ihnen die Ängste vor neuen Produkten und Verfahren nehmen. Da aus jeder Abteilung ein Mitarbeitender in der LF vertreten ist, können die unterschiedlichen Arbeitsweisen, Verfahren und Gepflogenheiten Berücksichtigung finden. So wurde unmittelbar nach der Installation einer neuen, digitalen Telefonanlage das Thema unter dem Titel "Telefonanlage nutzen (Grundlagen)" aufgegriffen. Der Aufbau der bereitgestellten Unterlagen ist meist ähnlich und in der Abbildung für Outlook exemplarisch dargestellt. Als erstes erfolgt eine kurze Erklärung, dann gibt es konkrete Aufgaben, die auszuführen sind. Die erarbeiteten Produkte stehen allen Kolleginnen und Kollegen des Ressorts im Mitarbeiterportal (Intranet) im Themenkatalog unter "Informationstechnik und IT-Sicherheit/Standardsoftware/IT-Nutzerempfehlungen" zur Verfügung. - TOP in Besprechungen: In jeder Besprechung ist als Tagesordnungspunkt "Digitalisierung" vorzusehen. Das Thema legt der Leitende der Besprechung fest. Als Richtwert für die Dauer sind zehn Minuten vorgesehen. Bei der Auswahl des Themas gibt es keine Vorgaben. Gut als Themen eignen sich beispielsweise die Vorstellung neuer Produkte, spezifische Funktionen einer Software, die dem Teilnehmerkreis nutzen, die Diskussion/Kurzanalyse eines bestehenden Prozesses. Ein Ergebnis in der Abteilung Information und Kommunikationstechnik (IuK) war beispielsweise, dass Informationen und Aufträge, die die Sachgebietsleitungen und Abteilungsleitung betreffen, über Foren und Wikis im Mitarbeiterportal erfolgen. Damit entfallen E-Mails, es gibt mehr Transparenz und alle haben den gleichen Informationsstand, da man im E-Mail-Verteiler nicht vergessen werden kann. Auch entfällt die Pflege des E-Mail-Eingangs durch die Beteiligten. Dieser Besprechungspunkt wird häufig infrage gestellt, oft mit dem Argument, dass man nicht weiß, was für ein Thema Sinn gibt. Aber genau hier liegt der Vorteil. Der Leitende einer Besprechung muss sich dadurch mit dem Thema auseinandersetzen und seine Arbeiten und Prozesse hinterfragen. Über diesen Weg konnten schon mehrfach Verbesserungen erzielt oder Schwächen aufgezeigt werden.
- Digitaltreff: Im Digitaltreff sollen Mitarbeitende sich über die Digitalisierung austauschen, ihre Ängste und Probleme schildern und Fragen stellen können. Die Dauer beträgt circa 15 Minuten, die Einladung erfolgt zentral über Outlook. Mittelfristig soll mit dem Digitaltreff der Impuls gesetzt werden, sich auch in der Kaffeerunde regelmäßig über Digitalisierung auszutauschen. Zu den ersten Treffs wurde ohne konkretes Thema eingeladen, die Mitarbeitenden sollten ihre Anliegen und Themen einbringen. Dies stieß auf wenig Resonanz. Deshalb erfolgt die Einladung zum Digitaltreff nun mit einem konkreten Thema wie zum Beispiel "Werkzeuge zur guten Zusammenarbeit in Verbindung mit flexiblem Arbeiten" oder "Anhangdokumente in E-Mails überflüssig machen". Seither sind die Digitaltreffs sehr gut besucht. In der Folge haben Sachgebiete ihre Prozesse neu strukturiert und versenden keine Anhänge in E-Mails an größere Verteilergruppen mehr, sondern legen diese in zentralen Laufwerken ab und senden nur noch den Link.
Prozesse neu denken
Doppelstrukturen vermeiden – Prozesse und Verfahren neu denken: Dies ist eines der derzeit schwierigsten und komplexesten Themen. Niemand gibt gerne seine vertrauten Gewohnheiten auf. In einer Übergangsphase gibt es Mehrarbeit, da ein neues Verfahren erst entwickelt werden muss und parallel das alte weiterzuführen ist. Bei der Analyse zeigt sich dann auch oft, dass viele Bereiche problemlos in andere Verfahren integriert werden könnten, aber gleichzeitig das Verfahren selbst wieder die Grundlage für andere Prozesse ist. Eine Auflösung also erst dann möglich ist, wenn alternative Schnittstellen geschaffen sind, diese aber wiederum oft nicht im eigenen Gestaltungs- und Handlungsspielraum liegen. Um das Thema aktiv anzugehen, gibt es verschiedene Herangehensweisen:
- In den FüAk-Zielen ist festgelegt, dass jede Abteilung mindestens einen Prozess prüft, ob er sich digitalisieren und effizienter gestalten lässt.
- Die LF prüft, ob es in den Sachgebieten, den Abteilungen und der FüAk Doppelstrukturen gibt und erarbeitet gegebenenfalls alternative Lösungen.
- Bei Eigenentwicklungen der FüAk wird geprüft, ob diese weiterhin notwendig sind oder sie sich in ressortübergreifende Systeme überführen lassen.
Ein Beispiel hierfür ist die Seminarverwaltung. Die FüAk nutzte bisher ein vor Jahren zugekauftes Seminarverwaltungsprogramm, das durch einen Mitarbeiter immer wieder optimiert wurde. Nachdem sich das für die berufliche Bildung und Qualifizierung genutzte Programm Semiro an den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten bewährt hat, wurde dieses dahingehend erweitert, dass auch die FüAk-Fortbildungen darüber abgewickelt werden können. Damit einher geht die Neukonzeption der internen Abläufe.
Wichtig bei der Digitalisierung von Prozessen ist, diese neu zu denken. Nur einen bestehenden "Papierprozess" eins zu eins mit digitalen Mitteln abzuwickeln, ist keine Digitalisierung und bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit keine Verbesserung und Erleichterung.
Weniger E-Mails
Die FüAk nutzt ein personalisierbares Intranet als Informationsmedium. Neuigkeiten, Empfehlungen oder Informationen werden den Kolleginnen und Kollegen nahezu ausschließlich als aktuelle Meldung zugänglich gemacht. Damit hat jeder weniger E-Mails und muss sich auch nicht um die Verwaltung und Pflege kümmern. Dieses Vorgehen unterstützt auch die Transparenz, da alle Zugriff auf die Informationen haben. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Informationen zentral für alle aktualisiert und gepflegt werden können. Die Wahrscheinlichkeit, dass Kolleginnen und Kollegen auf veraltete Daten zugreifen ist damit geringer.
Die Kommunikation der Abteilung Bildung der FüAk mit den Anwärtern und Referendaren erfolgt über Teamräume im MAP. Alle Seminarunterlagen und Bilddokumentationen werden dort eingestellt. Referendare oder Anwärter stellen auch ihre Fragen nicht mehr per E-Mail, sondern nutzen hierfür ein Forum oder Wiki. Dies hat den Vorteil, dass ähnliche Fragen nicht mehrfach gestellt und beantwortet werden müssen. Zudem beantworten die Mitglieder des Teamraums sich die Fragen oft gleich selbst.
Kommunikationstools
Für das Arbeiten an unterschiedlichen Standorten sind Werkzeuge nützlich, die eine Face-to-Face-Kommunikation und die direkte Freigabe von Dokumenten zur gemeinsamen Bearbeitung ermöglichen. Die neue Telefonanlage bringt diese Möglichkeit in der Eins-zu-eins-Kommunikation mit. Voraussetzung ist, dass Arbeitsplatzrechner oder Notebooks mit Kamera und Mikrofon ausgestattet sind. Damit sind direkt vom Rechner aus – unabhängig vom Arbeitsplatz und -ort – Videokonferenzen und Telefonate möglich. Zudem ist die Freigabe von Dokumenten sehr einfach möglich (einfacher als bei Windows Remote Unterstützung). Zusätzliche Funktionen sind Chats und eine Übersicht, welche Kolleginnen und Kollegen gerade am Arbeitsplatz, in einer Besprechung usw. sind.
Erste Erfahrungen zeigen, dass sich viele Besprechungen an einem festen Ort dadurch ersetzen lassen. Damit entfallen Fahrzeiten und -kosten. Zudem finden vermehrt kurzfristig angesetzte Online-Besprechungen statt, um auftretende Probleme schnell zu klären oder dass zwei Kolleginnen/Kollegen sich einen Fall gemeinsam anschauen und diskutieren.
Erfahrung unter Corona
Mit dem Shutdown Mitte März 2020 in Bayern gewann die Digitalisierung in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter massiv an Bedeutung. Allen Beteiligten wurde schlagartig bewusst, dass bei Reduzierung der persönlichen Kontakte und gleichzeitiger Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes der Weg nur über die Nutzung der digitalen Werkzeuge geht. Binnen weniger Tage erhielten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sofern sie dies wollten – einen verschlüsselten Zugang für die Arbeit von zuhause aus. Die bereits vorhandenen Werkzeuge, wie Gruppenchat und Bildschirmfreigabe, Nutzung des Rechners als Telefon, Dateiaustausch über Laufwerke, Pflege des Outlookkalenders und so weiter, wurden nochmals in Erinnerung gebracht. Auch neue Prozesse wurden geschaffen, wie die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit von Rechnungen über die eAkte, die somit ortsunabhängig erfolgen kann. Gleichzeitig kamen viele Wünsche nach zusätzlichen Werkzeugen, primär bezüglich Videochats und Bildungsportalen. Die Kolleginnen und Kollegen suchten von sich aus nach Lösungen. Allerdings konnten diese aus Sicherheitsgründen – meist liegen die Daten auf ausländischen Servern – nicht umgesetzt werden. Gleichwohl konnten aber kurzfristig zentrale Lösungen geschaffen und bereitgestellt werden.
Im operativen Geschäft zeigten sich zwischen den Organisationseinheiten bezüglich des rationalen Einsatzes der Werkzeuge und der effektiven Nutzung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfangs sehr deutliche Unterschiede. Diese waren sehr stark geprägt von der bisherigen Nutzung und der Gestaltung der Prozesse. Die Abteilung IuK beschäftigt sich seit 2013 mit flexiblem Arbeiten und der dafür erforderlichen Prozess- und Führungswerkzeuge. Diese haben sich bewährt. So arbeiteten Kolleginnen und Kollegen, die unter Quarantäne standen, uneingeschränkt weiter. Teilweise waren nahezu alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung im Homeoffice. Dies hatte keine Auswirkungen auf die Arbeitsleistung und die -ergebnisse. Als Vorgesetzter – auch die meiste Zeit im Homeoffice – erkannte ich nur anhand der Einstellungen in der Telefonanlage und dem Outlookkalender, ob jemand in der Behörde arbeitete oder von zuhause aus. Aber auch in Organisationseinheiten mit bisher weniger Erfahrung entwickelte sich die neue Arbeitsweise sehr schnell weiter. Meist gibt es ja in allen Bereichen Personen, die der Digitalisierung auch in der Vergangenheit aufgeschlossen waren, und diese wurden die treibenden Kräfte.
Homeoffice wird meist sehr differenziert gesehen. Skeptiker/Kritiker haben nun erlebt, dass es funktionieren kann. Die Diskussion bezüglich des Umfangs und wer es nutzen kann wird derzeit neu geführt.
Viel wurde aber auch improvisiert. Die Standardausstattung war eben auf feste Arbeitsplätze hin ausgerichtet. Hier ist umzudenken, gleichwohl kann die Ausstattung nicht von heute auf morgen ausgetauscht werden. Allerdings beschränkt sich das nicht nur auf PCs/Notebooks. Klassische Telefonanlagen mit Standgeräten sollten der Vergangenheit angehören. Das Notebook ist als Telefon zu nutzen und mit guten, hochwertigen Headsets auszustatten. Damit kann eine gute Sprachqualität sichergestellt werden. Auch hinsichtlich der Prozesse und Werkzeuge besteht Handlungsbedarf. Es hat sich sehr deutlich gezeigt, dass Abläufe in Behörden von der "Papierform" geprägt sind. Dies passt nicht zum ortsunabhängigen Arbeiten. Der Autor ist aufgrund der nun gemachten Erfahrungen noch mehr davon überzeugt, dass moderne Verwaltungen sich agile Arbeitsmethoden aneignen sollten.
Erstveröffentlichung in: Schule und Beratung (SuB) Heft 11-12/2019, S. 47ff; s. auch "Verwaltung erfolgreich digitalisieren" in: SuB Heft 1-2/2019, S. 10ff und "Digitalisierung – Umsetzung an der FüAk durch die Leitungsebene" in: SuB 5-6/2019, S. 57f
Stand: 29.06.2020
